作為一個創(chuàng)始人、初創(chuàng)公司顧問和風險投資人,BillTrenchard曾幫幾十個創(chuàng)業(yè)公司落地,通過高增長贏得競爭。他目前是FirstRoundCapital合伙人。在這篇文章中,他向創(chuàng)業(yè)者和投資人總結(jié)了自己是如何管理時間的。
首當其沖,學會學"不"
這一點非常重要。因為隨著公司壯大,你要處理的事也越來越多。你身邊會冒出無數(shù)人,通過LinkedIn、電子郵件之類約你見面,請你幫忙,甚至會冒出一位你20年都沒見過的兒時伙伴,請你將你Facebook上那些有影響力的朋友介紹給他。這時,你要說"不"。
學"不"當然很難,因為你有顆感恩的心,你想回報,你覺得很多人幫過你,你也應(yīng)該這樣。但是你得有條底線,同時還要學會一些容易說"不"的技巧。
試試下面這個"拒絕模板",它適用大多數(shù)情況。我第一次從一位企業(yè)家兼投資人那里聽到這個東西,它幫我節(jié)約了無數(shù)時間,并減輕我的焦慮。舉個例子:
"HiBill,很開心收到你消息,愿你一切都好。目前我公司剛剛起步,發(fā)展還不錯,但面對遠期目標,我仍有很大壓力。我會參與一些圈內(nèi)社交,但近期我可能不太方便。祝好!--Josh"
用這個方式,對那些你不想浪費時間精力的事做統(tǒng)一回復。你要用誠懇態(tài)度告訴對方目前你實際狀況,不要把事情搞得模棱兩可。
而有自己"拒絕模板"后,你可以對任何推銷人士說"不"。在不需要融資時,對那些投資邀約說"不";投資人介紹各種各樣的人給你,你也不必跟每個人都見面;董事會成員任意提出請求,你也不必每個都點頭答應(yīng)。包括LinkedIn上信息、長久失聯(lián)的朋友要求見面等等諸如此類,立刻為每個此類事情寫個拒絕模板。
第二步:做"電郵達人"
我特別向那些還沒用過SaneBox的人介紹這個軟件。我很愛用,因為它簡單,幫我節(jié)省很多時間。它就有點像谷歌優(yōu)先項郵箱,設(shè)立一個群發(fā)郵件文件夾,把所有群發(fā)郵件從收件箱分出,所有你不想親自查閱的郵件,你永遠都看不見。
我認識的許多CEO,在清空收件箱方面都是高手。想想郵局如何分信:會把信拿起來左看右看,然后來來回回斟酌每一封嗎?這種做法真讓人崩潰,但恰恰是大多數(shù)人處理郵件的方式。我觀察到"電郵忍者"們通常用三種方法處理:
全天候。一直開著收件箱,郵件收到就立刻處理。但即使你極具責任心,對需要深思熟慮的郵件,這種方式可能也有點草率。第二種,批處理。一天集中處理2到4次。第三種,找助理。找個全天候或虛擬助理幫你分類郵件,標記那些需要你親自回復、重要的郵件。
如果你沒助理,我建議第二種方法,它讓你處理郵件時集中精力,省出時間專注其它工作,同時處理多任務(wù)結(jié)果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它辦法還有:裝些如Asana類任務(wù)管理插件,可以迅速將你Email移入移出任務(wù)管理器。
其它經(jīng)驗:如果一封郵件你可以2分鐘內(nèi)處理,那就立刻處理掉它,如果時間需要超過2分鐘,就把它移到任務(wù)管理器。這樣做,你可以學會分辨每個郵件輕重緩急,看郵件也不會占用大把時間。最后,可能也是最有效辦法:用TextExpander或其他"快速輸入神器",將常用內(nèi)容設(shè)置成簡短字符,輕敲幾下就寫完一封郵件。
第三步:保持精力
過去,我們平均每天走路12英里,現(xiàn)在我們天天坐著。但久坐不動危害堪比吸煙??萍脊ぷ髡呙刻炱骄?.3小時,比睡覺都長,但是生命在于運動,下面有三個放松小技巧:
7分鐘鍛煉法?!都~約時報》曾報過這個方法,在7分鐘里做12個動作,這種方法科學且有用;第二,步行會議。幾乎所有人都會有一對一會議,可以用散步替代坐在辦公司或咖啡館;第三,使用站立式辦公桌。現(xiàn)在許多公司都批準這類請求,它已被證實可以有效降低心臟病和癌癥,并可以提高士氣保持頭腦清醒。如果你公司允許移動辦公,試試它。
保持健康不光指身體健康,更包括心理健康。我們都知道睡眠規(guī)律,知道深度睡眠和REM周期的重要性,但常常忽略個人每天睡眠規(guī)律,要利用好每個人的"上升周期",你應(yīng)該像個運動員一樣建立一套自己的計劃表,把全天最有效率的一兩個小時,花在你認為最重要的三件事上。
典型CEO通常把上午時間花在最需創(chuàng)新的事上。調(diào)查表明:實際上大多數(shù)人也是上午最具創(chuàng)新意識;而處理郵件、站立會議則被排后,然后每天最后時間,還是安排處理郵件。
注意,每兩件事中都該有休息時間,以便你做每件事時可以專注。另外非常重要:當你休息時,你就真的是在休息,比如找個人聊天,聽聽音樂放松,做點跟工作無關(guān)的事。
第四步:制作"執(zhí)行手冊"
每件你做過超過三次以上的事,把它詳細過程記錄下來,然后制作成一本你可以移交給其他人的執(zhí)行手冊,這樣其他人就可以按你想法執(zhí)行。盡量制作詳細、不要讓他人拿著它一而再、再而三問你下一步該怎么做,或是下一步負責人該找誰。
這其實也是Uber迅速擴張的原因。Uber在美國70個城市迅速發(fā)展并占領(lǐng)市場,他如何做到的?使用執(zhí)行手冊!在每個城市擴張時,他們都有每個城市單獨的執(zhí)行手冊,每個不同城市做小范圍差別調(diào)整。每擴張一個城市,他們都實踐、檢驗并記錄到執(zhí)行手冊?,F(xiàn)在,他們只需按這份完整的手冊執(zhí)行,就像一把"萬能鑰匙"。
熱衷創(chuàng)新的人都愛記錄,但對初創(chuàng)公司,僅僅記錄不夠,我所見過發(fā)展最成功的創(chuàng)業(yè)公司,都是早早就系統(tǒng)化自己日常行為和核心產(chǎn)品,讓他們在發(fā)展中成為一種習慣。
第五步:從外部會議獲益
你花了多少時間去見那些對你企業(yè)很重要的人,卻沒辦法增進你們之間關(guān)系?這些人,可能是生意發(fā)展伙伴或是一位客戶。為打破這種僵局,您需要了解他們的專業(yè)挑戰(zhàn)。如果你不知道,就去問。假設(shè)你在一個B2B環(huán)境,你客戶的客戶要求是什么?你又能幫他做點什么?我們中有多少人可以列出:我們客戶要面對的專業(yè)挑戰(zhàn)的前三位?
所以要真正從各類見面中有所得,你就必須在私人和專業(yè)間搭一座橋。它沒必要深奧,簡單得甚至可以是問問他們接下來的假期準備去哪里旅行。當他們回答這些問題時,你要記錄一下,也就是說:你要創(chuàng)造機會在會議之外深入了解這個人。如果談到單車騎行,你可以給他發(fā)一些很棒的單車騎行路線,這會帶來變革性不同。
第六步:合理規(guī)劃內(nèi)部會議
初創(chuàng)公司每天都有無數(shù)會議,會開的多,收獲卻很少。我認為最該砍掉的會議就是匯報狀況的會,你不需團隊時刻匯報進展,把這些情況寫進GoogleDoc,每周發(fā)給大家閱讀即可。
同時做出決議前,永遠不要離開會議。也包括決策會議時,迅速作出可逆決定,初創(chuàng)公司大多數(shù)決策是可逆的,但我們花太多時間思考這些。請將正確的數(shù)據(jù)和正確的人聚集起來,自然就可以得出正確決議。
所有決策會議都該如此,除非這是一個不可逆決議。多花點時間在這些不可逆決議上,多跟你指導者和董事們溝通。作為初創(chuàng)公司,你最大優(yōu)勢就是規(guī)模不龐大,轉(zhuǎn)變起來很快。
第七步:找個助理
科技偉大之處是讓我們更有效率,但它也有限,你應(yīng)該找個助理幫你,無論是辦公室還是遠程都可以。TaskRabbit類遠程助理雖然可以幫你分類任務(wù),但不知道你在想什么也無法替你做決定。
所以如果有可能,雇一個全職助理,效果會超乎你想象。助理除了能根據(jù)你行為,判斷你想法代你做決定外,還能幫你分擔其他事情。
如果你沒法雇用全職助理,試試虛擬助理,市面上有很多便宜的虛擬助理服務(wù),比如Prialto,它們可以替你處理很多事,比如訂購、寄送禮物、還有聽寫功能、安排會議等。
特別是聽寫功能。這個功能非常有效,絕不該被低估。我建議你下載一個叫Voxie的App。你只需對它說,"請寫封Email給Chris",然后接著說內(nèi)容:"你好Chris,很高興早晨與你見面,謝謝你抽空過來。"這位虛擬助理可以輕松做出語音記錄,當你打開收件箱,你會看到這些語音已被整理成文字草稿,你只需輕輕一點發(fā)送出去。
會議后的跟進工作影響很大,但請問你多久才會去做?現(xiàn)在,你可以用語音記錄,會后立即起草。
第八:給你團隊成員一臂之力
我最近跟一位效率極高的CEO聊天,他信奉"行走式管理"。這模式和它名字一樣,他每天就在辦公室來回走,跟團隊內(nèi)成員一對一或小團體交談,他問:是什么阻止了你工作進展?你困難是什么?這些是我能幫你突破的瓶頸或障礙嗎?怎樣的資源或方法可以快速推進你工作?
我建議你問問你團隊成員這些問題,然后幫他解決。如果你想讓他們高效,你就得自己高效,在他們需要時提供及時幫助??焖俜磻?yīng)是其中一個關(guān)鍵,你還可以用AwayFind批處理和處理有緊急請求的郵件,當有人發(fā)你一封高優(yōu)先級郵件,你可以馬上得知。
很多時候,你會發(fā)現(xiàn)員工很容易就"卡"住。他們會為部署新功能或給重要人物發(fā)郵件緊張,會為修復一個小小Bug揮汗如雨,卻忽略掉整個大項目已經(jīng)由此停滯!當這類事阻礙他們工作進展,你該問的最好問題是:這個錯誤會帶來多少損失?如果200萬人里只有兩個人認為這個新功能不完美,你根本就沒必要浪費時間在修復Bug上。如果你是一個管理者,這些地方才是你最該花的時間。
實際上,80/20法則適用任何事,80%時間該被花在重要事情上,其余20%花在瑣事上。停止尋找完美,許多初創(chuàng)公司雇員,特別是技術(shù)人員喜歡萬事追求完美,但這并不是你作為CEO該追求的,速度才是。如果你掌握了如上技巧,可以將你70%時間最大化利用,你會在開會及看郵件方面省力不少。更重要的是,你可以將省下時間放在領(lǐng)導團隊,鼓舞人心、談判生意及改變世界上。